仕事が覚えられない。優先順位が苦手。仕事で苦戦している新入社員へ

あなたは、仕事が覚えられない、と落ち込んでいませんか？なかなか覚えられないのには、仕事をするうえで大事な部分が抜けているからかもしれません。この記事を読んで、しっかりチェックしてください。

仕事の意図が分かっていない

仕事が覚えられない人の特徴として、そもそも担当している仕事の意図が分かっていない、というものがあります。仕事の全体像が見えないがゆえに、今自分がしている作業は何のためになるのか、ということが分からないのです。仕事の意図が理解できない人の特徴として、仕事の流れを面で捉えず点で捉える傾向があります。

あなたが担当した仕事はほかの人へ繋がっていくのですが、そのことがイメージできないと仕事の質も上がりません。仕事を面で考えられる人は、たとえば「後にこの表をチェックする人は、この部分を確認しているんだな。それじゃあ、この部分をもっと目立つようにしよう。」と工夫していきます。しかし、次の人のことを意識できない人は、この考えが思い浮かばないからです。仕事の全体像を理解できるようになれば、積極的に行動しやすいだけではなく仕事の質が上がることにも繋がるのですね。

質問することを遠慮してしまう

上司や先輩は、あなたに仕事を教えるだけじゃなく自分の担当の仕事も抱えています。ときには、態度に出てしまうほど忙しいこともあるでしょう。そんな中で、何度も質問をするのは遠慮したい気持ちもよくわかります。でも、わからないことをそのまま放置してしまうのはNG。以前に、似たような仕事をしたと感じてそのまま進めるのも危険です。なぜなら、たまたまそのときはイレギュラーのものだったというケースもあり得るからですね。

勤務して長くなってくるとどんどん質問しづらくなりますから、気になることは早いうちにはっきりさせましょう。ときには、同じことを2回3回と聞くと怒られるケースもあります。思い起こして欲しいのですが、「分からないので教えてください。」のような聞き方をしていませんでしたか？この聞き方では、前に教えたけど何で？と思われても不思議ではありません。

こんなときは、

・以前聞いたことを1度実践してみた上で、分からないことがあった
・一通り自分で考えたり調べたりしてみて、それでも分からないことがあった

など、あくまで「以前聞いた内容であることは理解している」「自分の頭を使って考えてみた結果である」と相手に分かるように聞くのがいいでしょう。仕事の質問をするときのNGポイント3つの項目でも、質問するときの態度について詳しく説明しているので合わせてご確認ください。

では、仕事が覚えられない人に対して、仕事を覚えるのが早い人にはどのような特徴があるのでしょうか？

正しく優先順位をつけられる

優先順位を正しくつけていると、先に片づけるべき仕事から終えていくので仕事のスピードが早くなります。仕事のタスクは、単体で片づければ終わるものばかりではありません。中には、「Aの業務を午前中の何時までに完了したら、本日中にBができる」というものもあるでしょう。このような性質の業務も混ざるので、優先順位が正確なら仕事の効率も上がるのです。

優先順位の決め方は、その仕事がどれくらい重要か、緊急かで決めると分かりやすいですよ。逆に、優先順位さえ決めていれば、その流れに乗って業務を進められますから仕事のスピードを上げられます。

連絡の返信が早い

いわゆる「報・連・相」は仕事の基本ですよね。仕事が早い人は、連絡のスピードも早いのです。連絡に対する反応が早ければ、すぐに業務に取りかかれるからですね。送られてきたメールが既に遂行した仕事内容の変更であれば、チェックが早ければ早いほどすぐに修正できることもあります。時間に無駄がありません。

人から信頼される人は、連絡の返信や不明点の質問がスピーディなのです。業務連絡を送ったのに返信がなかなか帰って来ないうえに、不明点をスルーしているような人が社内で信頼されるとは思いませんよね。反応がスピーディだと、無駄を省くこともできますから結果的に仕事もはかどります。

周囲の状況もチェックしている

自分の仕事を覚えられない人は、周囲のことまで気が回らないかもしれません。しかし、仕事が早い人は自分のことをやりながら、周囲の状況もチェックしているのです。業務の全体像が見えれば、自然と自分がどのように行動すれば良いかも見えてくるのですが、視野の狭い人は目の前の仕事しか見えていません。

当たり前ですが、仕事は社内で協力して進めるものです。全体を見ながら、どうすれば早く終わらせられるかと考えられる人は、仕事が早い傾向にあります。

常に計画を立てている

仕事が早い人は、常に計画を立てて行動しています。たとえば、与えられた仕事があったら、次の仕事のことまで考えて工夫をしながら仕事をするのです。数年、指示を受けてきた先輩や上司なら、「次はこういう事を言いそうだな。」と分かるときがありませんか？そのようなところまで見越して、指示されたことだけに限らずワンランク上の仕事をするのが、仕事の早い人、できる人です。

計画性があるので、手当たり次第に仕事をしてほかの仕事がおろそかになってしまうようなこともありません。やるべき業務をリストアップして、日数から逆算しながら計画立てていますから作業に無駄が出ないのです。自分のことに加えて周りのこともチェックしていますから、スケジュールと相談しつつ柔軟にサポートもできます。

必要なことだけに時間をかける

仕事を早くできる人は、仕事で何が必要なことなのかを見極めています。仕事が遅い人は、任せられた仕事のどこが大事なのか分からないので、時間をかけなくても良い部分に時間を費やしてしまうのです。しかし、仕事が早い人は大事な部分だけに時間をかけるので、仕事の効率化が図れます。無駄を見極めることも、スピーディに仕事をするコツだと言えるのです。

仕事を覚えるのが苦手だという人の中には、そもそも優先順位がつけられないタイプの人も多いのではないでしょうか？優先順位をつけるには、書き出したタスクをグループ分けするのがおすすめです。

「重要度」「緊急度」で分類する場合

優先順位を重要度、緊急度で分類したとします。そうすると、重要度が高くて、かつ緊急度も高いカテゴリーに入るタスクが「もっとも優先するべき仕事」ということになるのです。このように分ければ、分かりやすいと思いませんか。

これとは逆に、緊急度も重要度も低いカテゴリーに分類されたタスクは、作業の合間にすれば良いようなものが入ります。メモ用に使う裏紙の切りそろえや、滅多に触らない引き出しの整理整頓などもここに当たるでしょう。

緊急度が高いと聞くと、一見最も優先するべきタスクのように感じます。しかし、ここで見極めたいのは同時に重要度も高いかどうか。重要度がそこまで高くないものであれば、まず優先するべきものではないかもしれません。筆者も社会人になってすぐの頃は、優先順位づけが苦手だったために細かい部分の差が分からないことが多かったです。

「難しさ」と「成果」で分類する場合

つぎに、タスクを難しさと成果で分類する方法を紹介します。このパターンは、個人でおこなう業務よりも社内で取りかかるプロジェクトに使えますよ。難しさとは、そのタスクを完了するのにどれくらいの人が関わって来るか、どれくらいの資金がかかるかを考えるということ。

1つの仕事で多くの人との報・連・相を必要とするなら、それだけ達成までの道のりが複雑になりますよね。成果とは、単純にタスクを完了したことで「どれくらい収益になるか」です。

資産は限られていることがほとんど。そのため、取り組む期間が短かったとしても効果が上がりやすいタスクから始めるのが良いと言われています。しかし、特に難しさも無く始めやすい仕事は、月並みな内容なので大きく利益を上げるのが難しいケースも多いでしょう。取り組みやすいものだから、どこの企業もすぐに取り組めるわけですね。競合から抜きんでるために、難易度が高く長期間取り組むようなタスクの進め方も考える必要があります。

優先順位の検討に時間をかけすぎないこと

タスクを滞りなく進めるために、優先順位を検討することは大切です。しかし、タスクのリストアップや優先順位の検討へ大幅に時間を使い、本来の業務がおろそかになってしまっては元も子もありません。これを防ぐために、優先順位の検討はキリの良いところでストップする必要があるのです。

1人で判断できないものがある場合は、上司などの責任者に相談する行動力が大事ですよ。仕事をしていると、10分以内ですぐに終わる作業もあります。このようなものまで優先順位を細かくつけるのではなく、素早く片付ける判断力を持つことも、生産性のアップに繋がりますよ。随時、臨機応変に対応しましょう。
 

入社すると、分からないことを先輩や上司に質問する機会が必ずあります。そんなときに、失礼な質問の仕方をしてしまうと、あなたのイメージが悪くなってしまうかもしれません。ここでは、仕事で質問をするときのNGポイントを解説します。

何も調べずに質問しにいく

仕事で上司や先輩に質問をするときに、自分で調べてから質問をしない人は、意外と多いのです。あなたは、自分が忙しいときに調べればすぐに分かることを質問されたらどう感じますか？少なくとも、いい気分にはならないですよね。質問された人は答えてくれるかもしれませんし、中には「それぐらい自分で調べて」と指示を出す人もいるでしょう。

仕事で分からないことが出て来たら、解消するためすぐ人に聞きたい気持ちも分かるのです。しかし、簡単に分かることを忙しいときに質問された相手の気持ちも考えましょうというわけですね。インターネット上にありそうなものならインターネットを使って探し、業務に関わることだったら過去のマニュアルを読み返しましょう。

ここで1つ注意点があります。会社へは、仕事をしに来ているので不明点を調べることにたくさん時間をかけないようにしてください。この状態になるのであれば、質問をしにいきましょう。

1回で何個も質問をする

仕事での質問があまり得意でない人は、1回で何個も質問をすることがあります。Aのことについて聞いていたのに、Aから派生したA´の存在を思い出し、そうこうしている間に直接関係のないBのことも思い出した・・。これでは、答える側もあなたがどの質問を1番聞きたいのか見極められません。

この質問の仕方で困るのは、相手だけではありませんよ。最初にされた質問のことを忘れてしまう場合もあるので、あなたも困ることになります。いくつか質問があるときは、質問前にまとめて「4つ質問があります。」など数を伝えると相手に分かりやすいです。

このテクニックは、ブログの文章を書くときにも使われているのですよ。記事のタイトルに、「〇〇のテクニック10選！」と書かれていれば、読む方は「10個のテクニックを紹介するんだな」と分かりやすいわけです。

問題の進捗状況を報告しない

仕事で、質問をする人が忘れがちなのは、問題の進捗状況を報告することです。質問して、聞いた通りに取り組んだところ、捗ることもあれば別の問題が出て来ることもあります。別の問題が出てきたときは、また質問しにいくのですが、解決したときの報告を忘れる人がとても多いのですよ。

質問に答えた後、相手から何の反応もなければ進捗状況が気になってしまいます。問題の結果がどうであれ、質問した相手に状況を報告するのが、質問の礼儀と言えるのです。

あなたがどれだけ仕事の効率を上げるために工夫をしていても、どうしても雰囲気が合わなかったり悪かったりする職場があります。雰囲気の悪い職場に居続けると、あなたの力を出し切ることができませんし、思うように成果が上がらないデメリットがあるのです。なぜなら、頭の中で考えていることは基本的に「職場にどう馴染むか」ということなのですから。こんな状態で業務をしても、本来の力を発揮できないのは目に見えて分かりますね。

雰囲気の悪い職場への対処法として、人事部に相談したり異動届を出したりする方法があります。しかし、どれも必ずしも聞き入れてもらえるわけではありません。こんなときは、転職を視野に入れるのも1つの選択ですよ。雰囲気の悪い職場の特徴をいくつか挙げました。

まず、従業員同士が協力し合う体制を作れていない職場です。何度も解説してきましたが、仕事はチームワークが必要不可欠。コミュニケーションを取ろうとせずに、1人で抱えよう抱えようとすると重大なミスに繋がるケースがあります。また、従業員どうして報・連・相が徹底されていないと、認識のズレが発生してこれもまたミスに繋がっていくのです。

ミスに繋がるだけに限らず、従業員の中に1人でも進捗状況を報告しない人間がいると、つぎの人が仕事を進めていいものか困るケースもありますよ。報告しない従業員の中では、仕事が終わってもう完結しているのかもしれません。しかし、やり終えた仕事は進捗状況を報告して初めて完了するものだと思いますよ。このように、雰囲気の悪い職場に無理して居続けていると、様々なデメリットが発生するのです。

転職を検討するさいには、企業の健康経営の取り組みを確認してみましょう。健康とコミュニケーションには、深い関りがあるので健康経営に取り組む多くの企業でコミュニケーションの活性化を図っています。健康とコミュニケーションの関係まで知らなくとも、雰囲気の悪い職場にいたら健康状態の悪化に繋がりそうだということは、経験した方ならよく分かるのではないでしょうか。

従業員同士のコミュニケーション活性化のために、企業がイベントを開催したり忘年会の費用を負担したりする事例があります。共通の話題があることで、普段あまり話をしない従業員とも会話が弾むことでしょう。

従業員個人にフォーカスする社内新聞を発行している企業もあります。社内新聞は、サラッと目を通すだけの人が多いかもしれません。しかし、「もしかしたら自分のことが書かれているかも」とか「上司がどんな人か詳しく知れるかも」と思ったら、興味を持って読めますよね。

当コラムでは、健康経営について情報発信をしております。以下のコラムも合わせてご覧ください。

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新入社員の頃は、何かと覚えることがたくさんあります。なかなか仕事がはかどらなくて、自分には能力が無いのでは、と落ち込むこともあるでしょう。しかし、改めて確認してみると基本的なことができていないケースもあるのです。仕事がはかどらないと感じたら、今一度できていないことがなかったかどうかチェックしてみてください。