名刺交換のマナーとは？渡し方・受け取り方それぞれの注意点について

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名刺交換をしたことがある方もそうでない方も、そもそもなぜ名刺交換が必要とされるかがわからないと疑問に思ったことがあるかもしれません。ここでは、名刺交換がどのような役割を持つのか、基本的な観点から解説します。

自己紹介を簡潔にできる

名刺には自身の名前だけでなく、会社名や所属する部署、役職名などが記載されていることもあります。お互いが名刺を見るだけで相手のことをある程度理解できるため、自己紹介の時間を短縮できます。商談をスムーズに進めるといった観点でも、名刺交換は大きな役割を果たしていると言えるでしょう。

商談時の話題ができる

上述した通り、名刺にはさまざまな情報が記載されています。その情報から話題を見つけて盛り上がれば、商談を良いものにできるでしょう。会話が盛り上がりお互いの距離が縮まれば、商談がうまくいく可能性も高くなります。話題作りが苦手な方にとっても、名刺に書かれた情報から会話をイメージできるため、メリットと言えます。

人脈作りにつながる

名刺交換という行動そのものが、他社の方とつながるためのツールとして活用されます。商談の機会はもちろんのこと、多くの会社が集まるイベントなどでも、積極的に名刺交換を行いましょう。交換した名刺の中から人生を変えるきっかけになる「何か」を持った方に出会えるかもしれません。

ここでは、名刺交換のマナーについて、順番・並べ方・しまい方の観点で解説します。

名刺交換の順番

名刺交換の際は、立場が下の方から先に渡すのが基本です。ここでいう「立場」とは会社内の役職や立場ではなく、商談を依頼する側（訪問する側）と受ける側という解釈です。訪問する側から名刺を渡すことで自己紹介を先んじて行い、商談の設定に対する感謝を伝えることにもなります。複数人での名刺交換の場合は順番を意識するのが難しいため、その点に関しては後ほど詳しく解説します。商談をより良いものにするためにも、相手から先に名刺を渡されることのないよう、しっかりイメージトレーニングを積んだうえで名刺を渡しましょう。

ちなみに、名刺交換の際は役職の序列を覚えておくことも大切です。

1. 代表取締役
2. 取締役会長
3. 取締役
4. 部長
5. 課長
6. 係長

役職の序列に関しては、上記を参考にしてください。（序列順）

並べ方

まず大前提として、受け取った名刺をすぐにポケットや名刺入れにしまわないようにしてください。受け取った名刺は、商談が終わるまではテーブルの上などに並べて置いておく必要があります。名刺の並べ方は、複数人での受け渡しの場合に特に重要です。基本的な並べ方としては、相手が座っている位置に合わせて机に並べるということを覚えておきましょう。それか、役職の高い方が上に来るよう、名刺入れの上に重ねておくといった並べ方もあるので、覚えておいてください。

しまい方

続いて名刺のしまい方です。先ほども触れたように、名刺をしまうのに適したタイミングは商談終了後が一般的です。商談の最中はもちろん、商談が始まる前にしまうだけで、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があるので、注意してください。またしまう際も、できるだけ相手より「後に」しまうことを意識しましょう。相手より先にしまうことで、商談相手に「早く帰りたいのかな」「興味がないのかな」と疑念を抱かせてしまう可能性があります。

名刺交換の概要について大まかに理解できたところで、実際にどう行うべきかその方法を見ていきましょう。今回は渡し方・受け取り方と分けて解説します。

渡し方

まずは名刺の渡し方ですが、渡す前に以下の点を意識することが大切です。

• 立って渡す
• 机の上では交換しない

上記を意識し、名刺の向きを相手側にして「両手で」渡すようにしましょう。また、名刺を差し出すタイミングで自身の名前や社名・役職など、名刺に記載のある情報を口頭で伝えておくとよりスムーズになるでしょう。

受け取り方

名刺の受け取りは、渡し方と同様に両手で行うのが一般的です。ただし、場合によっては渡すのと受け取るのが同時になることもあります。その際は、自身の名刺を右手で渡し、相手の名刺を左手で受け取るようにしましょう。受け取った名刺はすぐに両手で持つように意識するとなお良いでしょう。また、受け取る際には「頂戴いたします。」と一声かけるのを忘れないでください。

場合によっては、名刺交換を複数人で行うこともあるでしょう。その際に意識しておくべき点について、ここでご紹介します。第一に、こちらの立場が下、先方が上であることを前提にしてください。そのうえで、相手側の役職、こちらの役職に応じて適宜交換すべき手順が変動します。先ほども触れたように、まずは目下の人間から差し出すのが複数人で名刺交換を行う際の一般的なルールです。もし先方からこちらに出向いて行われる商談の場合は、相手側から名刺を渡されるのを待ちましょう。複数人での名刺交換が行われる商談は、新人に経験を積ませるために行われることも多い傾向にあります。そのため、上司となる立場の人間がしっかりフォローしたうえで、お互いの印象がよくなる順番を意識し、スムーズな流れで交換しましょう。

複数人で行われる名刺交換の手順は、以下に掲載する流れもぜひ参考にしてください。

1. 先方の上司・自身の上司で交換する
2. 先方の担当者・自身の上司で交換する
3. 自身・先方の上司で交換する
4. 自身・先方の担当者で交換する

最後に、名刺交換の際に意識しておくべき注意点について解説します。基本的には、以下の観点で注意が必要です。

• 名刺切れに注意する
• 名刺入れの用意を忘れない
• 名刺入れのデザインに配慮する
• 先方の企業ロゴに指を置かない
• 商談中は名刺に触れない
• 名刺は必ず持って帰る

以下では、それぞれの注意点について詳しく解説します。

名刺切れに注意する

基本中の基本ではありますが、商談に臨む際は名刺をしっかり補充しておきましょう。商談時に名刺を切らしているとそれだけで印象が悪くなり、商談自体がうまく進まない可能性が高くなります。複数人での商談の場合、想定より多くの名刺が必要になることもあるため、余裕を持って多めに準備しておきましょう。

名刺入れの用意を忘れない

名刺入れを忘れてしまうと、受け取った名刺をポケットや財布に直接入れることになります。行動として決して美しいものではないため、名刺入れを用意するのは忘れないようにしましょう。また、ポケットや財布から直接取り出した名刺を渡すのも印象が悪いので、注意してください。

名刺入れのデザインに配慮する

あまりにも奇抜なデザインの名刺入れだったり、高級すぎる名刺入れだったりすると、人によっては悪い印象を持ってしまうかもしれません。こちらが交渉側であるならばなおさら、名刺入れのデザインには気を配る必要があります。できるだけシンプルかつ、目立たないデザインの名刺入れを準備しましょう。

先方の企業ロゴに指を置かない

名刺を受け取る際など、名刺に記載のある先方の企業ロゴに触れないよう注意しましょう。ロゴに触れることは、相手の企業を軽く見ている行為と捉えられるため、非常にデリケートな観点です。ロゴが記載されている箇所を目視で確認し、そこに触れないように受け取ることを意識しましょう。

商談中は名刺に触れない

テーブルの上に置いてある名刺は、商談中に触らないよう注意しましょう。手持ち無沙汰になってうっかり触ってしまうと、集中力が切れていることを相手に伝えるのと同義です。好印象のまま商談を終えられるよう、手元には目をやらないようにしてください。

名刺は必ず持って帰る

いただいた名刺をうっかり忘れて帰ってしまうと、それまでの流れがすべて台無しになるかもしれません。単純に失礼な行為であり、情報管理ができない人間であると相手に伝えているようなものです。商談の内容がいかに良くても、こういった些細なことがきっかけでマイナスの方向につながることもあるため、最後まで気を抜かないよう注意しましょう。

今回は、ビジネスシーンでの印象づけに重要な名刺交換について解説しました。名刺交換はお互いの印象をよくするためだけではなく、自己紹介や人脈作りのためといったさまざまなシーンで行われます。

今回この記事では、名刺交換のマナーや方法、注意点ついて取り上げてきました。コロナ禍の影響もあり、対面での自己紹介が減ってきている昨今。これまで当たり前にやってきた名刺交換も、日頃から意識しておかないとスキルとして活用できなくなるかもしれません。

本記事を紹介した内容はもちろん、動画サイトなどで挙がっている方法なども参考に、名刺交換について詳しく知るきっかけを作ってみてはいかがでしょうか。