Web会議のやり方とは？主催者と参加者それぞれに必要な準備とおすすめのツール5選

リモートワークを導入する企業も多くなり、Web会議を行う機会が増えています。Web会議は社外の取引先の人や海外にいる人など、物理的な距離が離れている人とリアルタイムで会議ができるのが特徴です。しかし、初めて使う場合は、どのように主催・参加すれば良いのかわからないという人が多いのではないでしょうか。

この記事では、Web会議をスムーズに行うために必要な事前準備や注意点を説明します。また、これからWeb会議を導入する人のために、おすすめのツールもご紹介します。

Web会議とは、パソコンやスマートフォンといったデバイスとネットワークを利用して、離れた場所にいる相手と行う会議のことです。映像や音声でのやりとりだけでなく、画面上で資料などの共有もでき、オンライン上で会議を行うことが可能です。

Web会議は自宅や外出先から参加できるため、昨今のリモートワークを行うビジネスマンの増加に伴い、開催される頻度が増えています。また、子育てや介護などの理由で通勤が難しい人の離職防止や、優秀な人材の確保などを見越して、リモートワークの推進・拡大とともに、Web会議のために環境を整備する企業も増えています。

Web会議とテレビ会議は、いずれも画面と音声で会議を行うものではありますが、別のものです。

テレビ会議は音質や画質がハイレベルですが、高価な機材とそれに伴うメンテナンスが必要です。Web会議は専用機器の準備は不要で、デバイスとインターネット環境があれば利用できます。普段の仕事がインターネット環境でパソコンを使うものであれば、手軽に利用できると言えます。

では、Web会議にはどのような準備が必要なのでしょうか。ひとつずつ確認していきましょう。

オフィス・インターネット環境を整える

オフィスなど複数の人がいる環境では、個室ブースを設けるといった、周りの音が入り込まない環境を整えましょう。雑音によって、会議の内容を聞きもらすことがないように工夫してみてください。

また、主催者側と参加者側ともにインターネット環境が必要です。その際、通信速度が遅いと映像や音声が途切れてしまう可能性があります。再開まで時間がかかるとWeb会議を中断してしまうため、データを送受信する回線速度は、一定の速度が必要です。

デバイスを用意

Web会議には、パソコン・スマートフォン・タブレットなどのデバイスが必要です。なお、デバイスはひとり一台、人数分用意する必要があります。デバイスはWeb会議で利用するアプリやソフトが推奨するスペックと、OSを備えているものを選びましょう。

デバイスが古すぎて容量が不足していると、映像や音声が乱れるなどWeb会議の進行に支障を来すことがあります。参加者に迷惑がかかることがないように、最適なデバイスを選択しましょう。

Web会議システムを導入

Web会議を行う場合、すべてのパソコンに共通のWeb会議システムを導入する必要があります。Web会議のシステムは、サーバーにアクセスして利用するクラウド型が主流ですが、自社サーバーにシステムを導入するオンプレミス型もあります。以下のような点を参考に、導入するWeb会議システムを選びましょう。

• 導入コストやランニングコスト
• メンテナンスの手間
• カスタマイズができるか
• セキュリティがしっかりしているか
• 推奨しているデバイスやOSの種類

必要な機材を揃えて設置

Web会議を行うデバイスに、外部接続するカメラやマイク、マイクスピーカー、ヘッドセットなどを用意して設置します。

最近ではカメラやマイク、スピーカーが内蔵されているデバイスが多いため、それらを使ってWeb会議を行うことも可能です。ただし、デバイスに内蔵されている機器では性能が十分ではない場合があります。大事なWeb会議で快適なコミュニケーションを行うためには、専用の機材を揃えて設置することをおすすめします。

会議資料を用意

通常の会議と同じように、Web会議においても予め会議資料を用意しましょう。

画面共有でリアルタイムに共有する方法もありますが、事前に参加者にメールなどで会議資料データを共有しておくと、資料に目を通してから参加できるのでスムーズに進行できます。

それでは、主催者側と参加者側のそれぞれにおいて、Web会議のやり方を確認していきましょう。

Web会議の主催者側のやり方

1.　日時を決めて専用IDなどを発行

主催者側のやり方について、以下でWeb会議システムのひとつであるzoomを例に説明します。

1. アカウントを作成しサインアップ
2. 「新規ミーティング」を選択
3. 「招待」をクリック
4. ミーティングのURLを「URLをコピー」から取得し、メッセージツールで送信

上記ですぐにWeb会議を始められます。また、スケジュールを調整して後日開催する場合は、「新規ミーティング」ではなく「スケジュール」を選択することで日時指定が可能です。

2.　進行役を決めておく

Web会議では、進行役を決めておくことが大切です。画面越しでコミュニケーションを取るWeb会議では、相手の反応がわかりづらいことがあります。

複数人が同時に発言して混乱するようなことがないように、進行役を決めておくことをおすすめします。

4.　ミーティングルームに早めに入室する

主催者は、Web会議の開始時間より早く入室しておきましょう。

主催者が「参加OK」にしないと入室できないWeb会議システムもあるため、入室が遅れると参加者を待たせてしまいます。そのため、5〜10分前には入室しておくのがおすすめです。招待した参加者がすでに待合室で待っている場合は、「許可する」をクリックして参加を許可しましょう。

Web会議の参加者側のやり方

次に参加者側のWeb会議のやり方を確認していきましょう。

パソコンでアプリをダウンロードして参加する方法

Zoomアプリを使った方法がもっともオーソドックスな参加方法でおすすめです。

1. 招待URLをクリック
2. Zoomアプリをダウンロード（インストール済みであれば「3」へ）
3. 「zoom.usを開く」をクリック
4. パスワードを入力
5. 主催者が入室許可するまで待機
6. 「コンピューターオーディオに参加」をクリック

ブラウザで参加する方法

アプリをインストールできない場合は、WebブラウザからZoomミーティングに参加することが可能です。

この場合、ミーティング主催者側の方で、Zoomの「設定」内の「ブラウザから参加するリンクを表示します」をオンにする必要があります。ブラウザで参加することがわかっている場合は、事前に主催者に伝えておきましょう。

なお、利用するブラウザは、Zoom公式が推奨しているGoogle Chromeがおすすめです。

1. 招待URLをクリック
2. 「ブラウザから参加」を選択
3. パスワードと名前（表示名）を入力
4. 主催者が入室許可するまで待機
5. 「コンピューターオーディオに参加」をクリック

スマートフォンやタブレットで参加する方法

Zoomにはスマートフォンとタブレット用のアプリも用意されています。それらを使って参加する方法は以下の通りです。

1. アプリをインストール
2. 「ミーティングに参加」をクリック
3. ZoomミーティングのIDとパスワードを入力
4. パスワードを入力
5. 主催者が入室許可するまで待機
6. 「コンピューターオーディオに参加」をクリック

Web会議を導入することで複数のメリットを享受することができます。

チームメンバーが会議内容を共有できる

Web会議システムの映像・音声の議事録の機能を活用すれば、会議内容をスタッフ間で共有することができます。音声だけやテキストによるコミュニケーションと比べて、情報伝達の精度も高くなるため、情報共有が効率化するでしょう。

業務の効率化が図れる

Webシステムを導入すると、業務の効率化を図ることができます。会議参加のための移動時間や移動費用の削減できるほか、対面で行う会議やテレビ会議に比べて、初期費用や保守・ランニングコストなどの費用面も抑えることが可能です。

低コストで導入できる

Web会議システムはテレビ会議と違って低コストで導入できます。

また、初期費用が安いクラウド型を選ぶことでさらに費用を抑えられます。対面で行う会議は、遠方から移動が必要になるケースもあり、移動時間だけでなく交通費や時には宿泊費もかかることもあるでしょう。Web会議ではこれらのコストを削減することができます。

Web会議にもいくつかのデメリットがあります。

インターネット回線が必要

Web会議はインターネット回線がなければ参加できません。そのため、ネット利用者が多い時間帯などでは、Web会議の音声や映像が乱れる可能性があります。そのようなことが頻繁に起こる場合は、通信回線やルーターなどの接続機器の見直しなどが必要です。

また、セキュリティ面も考慮しなければなりません。有料版のWeb会議システムではデータが暗号化されるため、不正アクセスなどを防ぎ安全性の高い通信が可能になります。

周辺環境を整える必要がある

パソコンなどのデバイスのほか、カメラやマイクなどの周辺機器も揃えた方が良いでしょう。また周りの雑音が入り込まないように、Web会議用にスペースを確保する必要もあります。

反応が分かりにくい

Web会議では、対面で行う会議と比べて声が聞き取りにくい、相手の反応がわかりにくいことなどがあります。 その場合は、イヤホンマイクを使用したり発言する際は挙手制にするといった工夫をすると良いでしょう。

Web会議を利用するには、必ずWeb会議システム（ツール）を導入しなければなりません。ここではいくつかのWeb会議システムをご紹介します。

Zoom

Zoomは10 年以上にわたって選ばれる世界NO1のシェアを誇ると言われるWeb会議のツールです。無料版と有料版があり、PCではWebブラウザとアプリ、タブレットやスマートフォンはアプリを使ってWeb会議に参加することができます。内容をレコーディングできるなど機能も充実しています。

GoogleMeet

GoogleMeetはWebブラウザでWeb会議を行うことができます。URLをクリックするだけで会議へ参加でき、年配の人でも感覚的に操作できると言われています。Google カレンダーと同期されるため、Web会議の予定を忘れてしまうようなことが起こりにくいでしょう。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはマイクロソフトが提供するWeb会議ツールです。チーム内でのチャットやファイルやスケジュールの管理などすべてが格納されています。ただし、無料版では、追加機能の利用制限や会議の予定調整機能などを行うことができないため、必要であれば有料版の検討が必要です。

Skype

マイクロソフトが提供するサービスとして、ビデオ通話サービスのSkypeもあります。以前から多くの人が利用している人が多いツールで、難しい設定をする必要がなく手軽に始められます。1対1の通話だけでなく、複数人でのビデオ通話にも対応しています。

Chatwork

Chatworkは国内利用者No.1とも言われる中小企業向けのチャットツールです。チャットだけでなくビデオ通話も可能なため、すでにチャットツールとしてChatworkを導入している場合は、新たに別のツールを導入せずとも、Web会議の開催が可能です。

Web会議を使うことで業務の効率化を目指すことができることもあり、働き方改革の一環として導入を決める企業が増えています。従業員の心身の健康を大事にする健康経営を掲げる企業は、Web会議を導入しているところが多い傾向があります。Web会議のやり方に不安があるという人は、必要な準備や主催者側、参加者側それぞれのやり方を知っておきましょう。

採用面接にもWeb会議システムによるオンライン面談を導入している企業もあるため、転職を考えている場合も、Web会議のやり方を習得しておくと安心です。