• 健康経営
  • 2022.08.17

仕事で必要なパソコンスキルとは?事務職などで求められる基本的なパソコンスキルをご紹介

パソコンと手元
目次

スマートフォンの普及により、日常的にパソコンをあまり使わなくなった人も多いでしょう。 しかし、仕事ではパソコンを使うことが多く、転職時などもパソコンスキルが採用基準に入っていることも少なくありません。

多くの求人票で基本的なパソコンスキルが必要であると記述してあるのをよく見かけるでしょう。しかし、基本的なパソコンスキルとはどのくらいなのでしょうか。 今回は、事務職などのパソコンを使う仕事で求められるパソコンスキルはどのくらいなのかについてご紹介します。

事務職で求められる基本的なパソコンスキルとはどのくらい?

パソコンを操作する女性

主に事務職の求人票で「基本的なパソコンスキル必須」と書いてあるのを見かけることが多いでしょう。 ここでは、基本的なパソコンスキルとはどのくらいなのか、事務職に転職するにはどのくらいのパソコンスキルがあればいいのかについてご紹介します。

タイピングが問題なくできる

タイピングとは、パソコンのキーボードを使って文字入力をすることです。キーボードの場所を覚えていなければ文字を打ち込むのに時間がかかります。一般的にタイピングは、1分に100~120文字の極端に遅すぎない程度に入力できれば基本的なスキルはあると見なされるようです。

毎日文章を打ち込む練習をすれば徐々に慣れ、タイピングも速くなります。 タイピングは、パソコンスキルの中でも一番初歩的なスキルです。

Wordが使える

Wordは文書を作成するソフトで、ほとんどの企業で利用されています。議事録などの文字入力が主に必要なスキルですが、資料などは見やすくわかりやすいレイアウトで作成するスキルが必須です。営業事務などアシスタントも仕事内容に入っている事務であれば、営業が商談などで使用する資料も作成しなければなりません。

文字の大きさや色を使い分けることのほかに、行を揃えたり写真や表の挿入をしたりできれば問題ないでしょう。そのほかにも強調したい部分は太字や下線を引いたり、リストを作成したりと見やすい資料を作るためのツールがあります。これらも活用できれば、さらに仕事で活躍できるでしょう。

Excelが使える

Excelとは表計算ソフトであり、接客業からIT関係まで幅広い仕事で使用されています。表やグラフの作成、リストの作成などに役立っており、顧客の管理や売上・コストの計算など活用用途はさまざまです。Excelの見た目は方眼紙のようにマス目のみで、このマス目を太線などに変更して表を作成します。 また、四則演算やSUM関数、平均を表すAVERAGE関数などさまざまな関数があり、これらを使いこなすことで数値を入力するだけで計算できます。

素早い計算処理が可能なため、業務効率化にも繋がるでしょう。基本的なパソコンスキルを必要とする仕事では、四則演算やSUM関数を使った簡単な表やグラフの作成、リストの作成などができれば問題ないでしょう。 Excelは非常にさまざまな機能があり、関数を上手く組み合わせれば効率的に仕事を進められます。 関数の使い方をマスターすれば、事務職の即戦力として活躍できるでしょう。 関数を利用した簡単な表を作成する練習をすることをおすすめします。

PowerPointが使える

PowerPointとは、主にプレゼンテーションなどに利用されているスライド作成ソフトです。文字や写真だけでなく、表やグラフなどを入れて見やすくわかりやすい資料を作成し、プレゼンテーションの内容に合わせてスライドを進められます。プロジェクターなどに映せば、大人数の会議でもプレゼンターとスライドのどちらにも注目させられるでしょう。

口頭のみのプレゼンテーションでは、重要なことが聞き逃されてしまう可能性がありますが、スライドと共に進めれば文字でのアピールが可能です。聞き手側も理解しやすい内容になるでしょう。 また、PowerPointはデザインテーマがあらかじめいくつか用意されているため、資料のデザインを考えることが苦手な人でも扱いやすいでしょう。そのほかにも文字や写真に動きをつける「アニメーション」などさまざまな補助機能があります。

プレゼンテーションは事務職がする機会はほとんどありません。しかし、営業事務などのプレゼンテーションをする人のサポートをする事務は、プレゼンテーションで使う資料やスライドを作ることがあります。 そのため、デザイン性や見やすさに優れたスライドを作成できる人は重宝されるでしょう。 表やグラフ、アニメーションなどのさまざまな機能を使ってスライドを作る練習が必要です。

メールの送受信ができる

仕事でメールのやり取りをする際は、基本的にパソコンで行います。CCやBCCを使い分けたり、敬語を正しく使用したビジネスメールの作成をしたりすることが求められます。ほかにも、ファイルの添付などデータを共有する機会もあります。サイズが大きすぎる場合は縮小したり相手に失礼がないようにメールやデータの送受信ができれば問題ないでしょう。

まずはビジネスマナーを学び、正しい敬語を身につけることから始めればビジネスメールを作成するのに役立ちます。 ビジネスマナーはメールだけでなく、会話や行動にも役立つため勉強しておくといいでしょつ。

仕事をする上でパソコンスキルが必要な理由

パソコンをする男性

最近は調べ物をしたり、メールや電話などもスマホで解決するケースがほとんどです。 しかし、仕事をする上ではパソコンスキルを必須とする職場が多くあります。 今回は仕事でパソコンスキルが必要な理由についてご紹介します。

ほとんどの仕事でパソコンを扱う

接客業などは一見パソコンを使わなさそうに見えますが、売上計算や在庫管理、社内メールや顧客管理などの事務作業でパソコンを使います。とくにExcelやWordはほとんどの仕事で使用し、PowerPointも店内に貼るPOPやチラシの作成で使用することが多いでしょう。 そのため、タイピング・Word・Excel・PowerPoint・メールの送受信といった基本的なパソコンスキルは必須になるケースがほとんどです。

入社時のパソコンスキルは不問である企業でも、入社後には仕事で使う基本的なパソコンスキルを身につけさせられます。 パソコンスキルが高ければ高いほど社内では重宝されるため、勉強するのがおすすめです。

転職する際にパソコンスキルが条件になりやすい

多くの仕事でパソコンを使用するため、転職する際のパソコンスキル条件にパソコンスキルが上がりやすいことも、身につけるべき理由の一つです。 新卒とは違い、転職での中途採用枠は即戦力として働ける人を入れたいというのが企業の考えです。そのため、基本的なパソコンスキルがあれば転職後も即戦力として働けるため、条件になりやすいでしょう。

転職前にどの企業に入っても通用する基本的なパソコンスキルを身につけておけば、転職先の幅も広がるでしょう。

パソコンスキルがあれば労働環境が良い企業に入りやすい

接客業のように高いパソコンスキルを必要としない仕事はシフト制で必ず出社しなければならないケースが多いでしょう。そのため、勤務時間が長かったり休日が少なかったりと労働環境があまり良くない可能性があります。 IT関係などリモートで解決する仕事は勤務時間や場所に関して柔軟であることが多く、休日や休暇も安定して取得できます。

リモートで仕事をする際はパソコンを使用するため、高いパソコンスキルがあれば労働環境が整った企業に入りやすくなるでしょう。

基本的なパソコンスキルを身につける方法

パソコンとコーヒー

パソコンスキルは義務教育であまり詳しく習うことはないため、自分で身につける必要があります。 とくにExcelやPowerPoint、Wordなどは何から勉強すればいいか分からなかったり、しばらく使わなければ操作方法を忘れてしまったりしやすいのも難点でしょう。 ここでは基本的なパソコンスキルを身につける方法についてご紹介します。

パソコンスクールに通う

ほとんどパソコンに触ってこなかった人は、パソコンの電源の入れ方も分からないケースがあります。 WordやExcelなど、何から勉強したらいいのか分からない人はパソコンスクールに通ってプロに教わるのが一番の近道でしょう。

とくにExcelは、から自主勉強すると関数の使い方などでつまずく人もいます。またショートカットキーも多くあり、ファイルの作成から保存までマウスを使わずにキーボードのみで行うことも可能です。 これらは基本的なパソコンスキルにプラスアルファで身につけておくと仕事も効率良く進められるでしょう。パソコンスクールでは多くのショートカットキーなどを教われるため、基本的なパソコンスキル以上のことも学べるでしょう。

本や動画を見て勉強する

最近は本やYouTubeなどの動画にも、基本的なパソコンスキルを身につけるのに充分な情報が溢れています。 とくに動画はYouTubeなどであれば無料で何度も学べるため、基本的なパソコンスキルをつけるのにコストをかけたくない人にもおすすめでしょう。

MOSなどの資格を取得する

MOSとは、マイクロ・オフィス・スペシャリストという資格の略です。WordやExcel、PowerPointなどの仕事で頻繁に使うソフトはマイクロオフィス製品であり、この資格を取得することでマイクロオフィス製品の利用スキルを証明できます。 科目はWord・Excel・PowerPoint・Access・Outlookの5つです。レベルも一般と上級の2つあり、一般レベルに合格出来れば基本的なパソコンスキルは身についていると言えるでしょう。

試験勉強をするだけでも、仕事で使う基本的なパソコンスキルは身につきます。実際に試験は受けなくても、何から勉強し始めたらいいのか迷っている方にもおすすめです。

パソコンスキルをつけて仕事の幅を広げよう

今回は仕事で求められる基本的なパソコンスキルはどのくらいなのかについてご紹介しました。 基本的なパソコンスキルを身につければ、さまざまな仕事にチャレンジしやすくなります。労働環境を良くするために転職活動する際も、パソコンスキルがあれば即戦力であるアピールもしやすくなるでしょう。 基本的なパソコンスキルを身につけ転職する際は、健康経営を実施する企業の中から選ぶといいでしょう。

健康経営に取り組む企業では、社員の健康を第一に考えています。 そのため勤務時間や休暇などの労働環境が整っており、ワークライフバランスを取りながら働きやすい環境である可能性が高いでしょう。 経済産業省では毎年、より優良な健康経営をする企業を「健康経営優良法人」に認定しています。パソコンスキルを生かし、より良い労働環境を求めて転職する際は健康経営優良法人の中から選ぶことをおすすめします。

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