仕事を効率化できている人の共通点とは？効率化のコツ5選と便利ツールをご紹介します

• 仕事を効率的に進められず、いつも残業になってしまう
• 仕事が遅いと上司に注意されたり、仕事が早い同僚と比較されたりする
  

完璧主義ではない

シングルタスクで仕事を行う

仕事の進め方には、シングルタスクとマルチタスクがあります。シングルタスクは、1つの仕事を終えてから次の仕事に移る方法です。これに対してマルチタスクは、一度に複数の仕事を並行して行います。

マルチタスクの方が効率的と思われがちですが、もともと人間は一度に複数のことを行うのが苦手です。そのためマルチタスクで仕事を進めると、全て中途半端に終わってしまい、逆に非効率的になります。

仕事の意味や全体像を把握している

全体像を把握していないと、目の前にある仕事を進めることで精一杯になり、ときには優先順位を間違える可能性もあるのです。このような状況では、効率的に行うことは難しいといえます。

仕事の優先順位付けを行う

優先順位の高い仕事は午前中に行う

人間の脳は午前中が一番集中力が高く、思考に適している状態です。そのため、この時間帯に優先順位が高い仕事を入れることで効率的に進められます。逆に午後は、昼食を食べた後なので、眠くなっていたり集中力が低下したりしています。昼休みを終えた直後は、重要な仕事は行わず、書類整理やコピーなど優先度が低い仕事を入れましょう。

仕事に制限時間を設ける

それぞれの仕事に制限時間を設けることも仕事効率化のコツです。時間を決めずにダラダラと取り組んでいては、いつまで経っても終わりません。「何時までにこの仕事を行う」と決めることで集中力が高まるので、ぜひ実践してみましょう。

整理整頓する

デスク周りの整理整頓は、仕事を効率化するうえで欠かせません。仕事に必要なものをすぐに手に取れず探し物をする時間が長いと、それだけで時間をロスしてしまいます。逆に、デスク周りが整理整頓されていると、集中力低下を防げるというメリットがあるのです。整理整頓は、現在進めている仕事に無関係な書類を処分することから始めましょう。

便利なツールを活用する

Zoom

Trello

• ホワイトボードのような役割をする「ボード」を作る。
• 「未着手」「作業中」「完了」といったリストを作る
• 仕事のタスクを「カード」として登録する。
• 仕事の進捗に応じて、カードを該当するリストに移動する。

個人だけではなくチーム単位での進捗管理を行えるので、仕事の効率化につながります。
Trello公式サイト

Backlog

Backlog公式サイト

ショートカットキーを使用する

• キーボードからマウスに移動
• マウス操作
• マウスからキーボードに移動

という流れになってしまい操作時間が長くなります。これを解決するのが、ショートカットキーを使用することです。ショートカットキーを使うと、キーボードから手を移動させることなくパソコンを操作できるので、時間短縮につながります。

代表的なショートカットキーとしては、

• 操作を元に戻す→ctrl＋Z
• 全ての項目を選択する→ctrl＋A
• 選択した部分をコピーする→ctrl＋C
• コピーしたものを貼り付ける→ ctrl＋V
• プレーンテキストとして貼り付けるctrl＋shift＋A
  

などがあります。（Windowsを例に説明）

デスクトップを整理する

• 不要なファイルを削除する
• 1つフォルダを作り、案件ごとのフォルダを複数収納する

といった方法で整理すると見やすくなり、仕事も捗ります。

タスクバーを有効活用する

タスクバーの追加方法は以下のとおりです（Windowsを例に説明）

• スタートメニューを立ち上げる
• 追加したいソフトを選択して、右クリックする
• 詳細（その他）→タスクバーにピン留めするをクリックする

この3ステップで簡単にタスクバーに追加できます。一度試してみてはいかがでしょうか。

今回は仕事の効率化についてご紹介しました。

仕事を効率的に進めるためには、

• 効率化のためのコツを取りいれる
• 便利なツールを活用する
• パソコン環境を整える

などの方法があります。仕事を効率化することで残業や休日出勤が減らせるので、結果として心身の健康を保つことが可能です。効率化をはかっても長時間労働が続くような職場の場合、心身の健康に支障をきたす恐れがあります。その際は、毎日健やかに働けるように、健康経営に取り組んでいる企業への転職を検討してみてはいかがでしょうか。

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