就活はメールアドレスによって選考に影響が出る？企業に好印象を与えるアドレス作成のポイントや注意点を解説

目次

• 【前提】就活用メールアドレスはプライベート用と使い分ける
• 就活用メールアドレスのおすすめ2選
• 就活用メールアドレスを作成するときのポイント3つ
• 就活用メールアドレスの作成で避けたいこと5選
• 印象のよい就活用メールアドレスの例
• 就活用メールアドレス作成後にやるべきこと3つ
• 就活用のメールアドレスは見られている | ポイントを押さえて作成しよう

「就活用のメールアドレスは、プライベート用と分けた方がいいの？」
「就活用メールアドレスの注意点について知りたい」
このようなお悩みにお答えします。

結論からお伝えすると、就活用のメールアドレスは、プライベート用と分けて準備することがおすすめです。

この記事では就活用メールアドレスのおすすめや、押さえるべきポイント、注意点などについて解説します。就活用メールアドレスの準備が面倒くさい人や、どう準備すればよいのか分からないという人は、ぜひ最後まで読んでみてください。

【前提】就活用メールアドレスはプライベート用と使い分ける

就活用のメールアドレスはプライベート用と使い分けるのが基本です。プライベート用のメールアドレスをそのまま就活に利用することにはさまざまなデメリットが生じます。ここでは、就活用のメールアドレスを作成すべき理由をご紹介します。

就活用メールアドレスを作成する理由

就活専用のメールアドレスを作成すべき一番の理由は、情報整理やスケジュール管理をしやすくするためです。就活ではさまざまな企業と複数回にわたるやり取りが発生するため、就活全体で考えると膨大な量のメールを扱うことになります。

私用のメールアドレスを就活で使い回していると、就活関連のメールが私用メールに紛れてしまい、重要な情報を見落とす可能性があります。特に企業説明会や面接の日時調整のような選考を進める上で欠かせない連絡の見落としは致命的です。

企業へのレスポンスは早いに越したことはありません。必要な情報に確実に目を通し、迅速に対応できるようにするためにも、就活専用のメールアドレスを持つことは基本中の基本と思っておきましょう。

また、在学中といえども就活に臨むにあたってはビジネスの場であることを意識する必要があります。ビジネスでは会社と私用のメールアドレスを区別するのが常識です。プライベート感のあるメールアドレスは社会人としてふさわしいとはいえず、採用担当者に非常識だと思われるおそれがあります。余計なところで悪印象を持たれないようにしましょう。

キャリアメールの使用は避ける

キャリアメールとは携帯電話を契約した際、通信事業者から提供されるメールアドレスのことです。NTTドコモの「docomo.ne.jp」やKDDIの「au.com」「ezweb.ne.jp」、ソフトバンクの「softbank.ne.jp」など、通信事業者ごとに独自のドメインがついているのが特徴です。

キャリアメールはGmailやYahoo!メールなどのフリーメールサービスと比べてメールボックスの保存容量が少なく、1回のメールで受送信できるデータ容量が限られます。容量が不足していると、画像ファイルを添付したメールが送信できずエラーになったり、企業からのメールがきちんと届かなかったりする可能性があります。

仮に容量オーバーで企業からのメールを受信できなかった場合、ファイルを圧縮してもう一度送ってもらう手間を取らせることになり、スマートとはいえません。

また、キャリアメールはプライベートでも使用するものなので、私的なアドレスと思われるリスクがあることに注意が必要です。

就活用メールアドレスのおすすめ2選

ここからは、企業の採用担当者に悪い印象を与えない、無難なメールアドレス2選をご紹介します。

大学指定のメールアドレス

大学在学中は大学から支給されるメールアドレスが使えます。大学指定のアドレスには大学名が記載されているので、在籍の証拠になり、キャリアメールなどに比べて信頼性が高いのが特徴です。採用担当者としても学生からメールが届いていることが一目でわかりますし、新たにメールアドレスを作成する手間もかかりません。

ただし、大学指定のメールアドレスにはデメリットもあります。大学によって差があるものの、フリーメールに比べて保存容量や添付可能なファイルの容量が小さい場合があります。

また、大学指定のアドレスは卒業後に使えなくなり、就活中の企業とのやり取りを卒業後に見返すことができない点に注意が必要です。保存しておきたいメールがあればフリーメールやキャリアメールに転送しておくとよいでしょう。

GmailやYahoo!メールなどのフリーメールのアドレス

フリーメールとはGmailやYahoo!メール、Outlookなど、誰もが無料でアドレスを取得して使えるメールサービスのことです。キャリアメールや大学のメールに比べて保存容量や送受信できる容量が圧倒的に大きいのが特徴です。容量不足でメールの受送信ができなかったり、過去のメールが削除されたりする心配が少なく、企業とのやり取りを円滑に進められます。

メール送信時のデータ暗号化や、ログイン時の2段階認証などセキュリティ機能が充実しているのもポイントです。情報漏洩やウイルス感染のリスクが少なく安心して使えます。

また、フリーメールはスマホでも簡単に確認できるのもメリットのひとつです。説明会や面接の移動中などスキマ時間にぱっとチェックできるので、重要なメールに素早くレスポンスできて企業への本気度のアピールにもつながります。

フリーメールを就活で使用する上でのデメリットは特にありませんが、自分でアカウントを取得し、メールアドレスを考える必要があります。また、セキュリティ性が高く、迷惑メールの振り分けを自動で行なってくれる反面、企業からのメールが誤って迷惑メールフォルダに入ってしまう場合があります。重要なメールを見落とさないように、就活中はメールの自動振り分け機能をオフにしておくとよいでしょう。

就活用メールアドレスを作成するときのポイント3つ

ここからは、就活用メールアドレスを作成する際の3つのポイントを解説します。採用担当者にマイナスの印象を与えないようにしっかり押さえておきましょう。

1.名前を入れる

就活用のメールアドレスとしては「suzuki.ichiro0401@○○.jp」のように自分の名前や誕生日を入れて作成するのが無難です。採用担当者に余計な印象を与える心配がなく、名前を含めることで誰からのメールなのかが一目瞭然です。メールを開かなくても差出人がわかるので効率的なうえ、名前も覚えてもらいやすくなります。

多くの場合、会社から支給されるメールアドレスも@(アットマーク)より前は自分の名前が入ったシンプルなものが一般的です。本名を使用することでビジネスマナーを意識していることが伝わります。

2.管理しやすい長さにする

就活用のメールアドレスは管理しやすい長さにしましょう。複雑だったり長すぎたりすると、採用担当者がパソコンに入力したり用紙に書き写したりする際にミスが起きやすくなります。そうなれば重要なメールを受け取れなくなるおそれがあります。

自分で入力、記入する際も、覚えきれないほど長いメールアドレスはその都度確認しなければならないため非効率です。自分にとっても採用担当者にとっても、覚えやすく管理しやすい長さになるように意識してください。

3.就活の途中で変更しない

基本的に就活用のメールアドレスは途中で変更するべきではありません。就活サイト経由での応募であればマイページから一括で変更できますが、企業の採用サイトなどから直接応募したケースでは個別に変更を知らせなければならないからです。

やむを得ず変更する際は、変更が必要になった理由を添えて採用担当者に「メールアドレス変更のお知らせ」といった件名をつけてメールで一報を入れておきましょう。「最初はプライベートのメールアドレスを使用していたけれど、私用メールが就活関連のメールと入り混じって管理が大変になったので変更したい」ということにならないように、就活を始める段階で専用のメールアドレスを作成することを強くおすすめします。

また、複数の就活サイトで別々のメールアドレスを登録していると、メールの管理が煩雑になって重要な情報を見落とす可能性が高くなるので、就活用のメールアドレスは1本に絞りましょう。

就活用メールアドレスの作成で避けたいこと5選

就活用のメールアドレスを作成する際には、効率とマナーの面から避けるべき点があります。ここでは、おすすめできないメールアドレスの特徴5選をご紹介します。

意味のない英数字を並べる

文字列に意味を持たせないことで迷惑メールが届きにくくなるなど、セキュリティの面では一定のメリットがあります。しかし、採用担当者がそれ自体を迷惑メールと判断してしまったり、企業側のメール設定で自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられたりするリスクがあります。

また、無意味なアルファベットや数字、記号を羅列したメールアドレスは採用担当者に適当な印象を持たれる可能性があり、「この学生は真面目に就活をする気があるのか？」と疑われてしまうかもしれません。自分でも覚えにくく管理がしづらいので、就活用のメールアドレスはわかりやすさや管理のしやすさも考慮して作成しましょう。

入力ミスにつながる記号を含める

就活用のメールアドレスでは、ハイフンやアンダーバーなどの記号を使うのはできるだけ避けるようにしてください。一般的にメールアドレスにハイフンやアンダーバーを使用することが不適切というわけではありませんが、履歴書に手書きした際に判別がしづらく、見間違いの元となるからです。

また、「suzuki.ichiro00001@○○○」や「suzuki____ichiro@○○○」のように、同じ記号や数字、文字を複数個並べたアドレスも、相手に数をカウントさせる手間をかけてしまうのでNGです。

趣味などのプライバシー要素を含める

就活はビジネスの場ですので、好きなアーティストや芸能人、恋人、ペットの名前など、自分の趣味を全面に押し出したアドレスは適切ではありません。プライベートな要素が強すぎると、採用担当者に「遊び感覚」、「非常識」だと思われてしまいかねません。

社会人であれば仕事とプライベートをしっかりと区別する必要があります。就活であっても社会人としての自覚を持ち、仕事で使用しても恥ずかしくないメールアドレスを作成しましょう。

メッセージ性を含める

文字列にメッセージ性を含めるのも就活のメールアドレスとしては不適切です。メールアドレスは連絡を取るための手段であり、メッセージ性は必要ありません。

たとえば就活への意欲を示したいからといって「syukatu.ganbaru@」「naitei.toritai@」など、就活関連のメッセージを込めるとかえって悪目立ちしてしまいます。幼稚な印象を与え、社会人としてのマナーをわきまえていないと思われる可能性もあります。やる気や自分らしさはエントリーシートや面接の場でしっかりと表現し、選考とは無関係な部分でアピールするのは避けましょう。

重要な数字を含める

同姓同名が多い名前の場合、フルネームだけでは他のユーザーとかぶってメールアドレスを作成できないこともあります。そのため、名前に数字を組み合わせるのがおすすめですが、電話番号や暗証番号など、重要な数字を含めるのはNGです。

普段から使用する数字であるため覚えやすい反面、情報漏えいにつながりかねません。第三者に悪用されて他サービスへの不正アクセスや乗っ取り、金銭的被害に発展する可能性もあります。誕生日以外の数字を使用する際は、第三者に知られても困らないものを選びましょう。

印象のよい就活用メールアドレスの例

ここまで説明した通り、採用担当者によい印象を与えるメールアドレスとしては、覚えやすくてシンプルな「自分の名前」や「自分の名前+数字の組み合わせ」がベストです。たとえば鈴木一郎さんであれば
「suzuki.ichiro@○○.jp」
「ichirosuzuki@○○.jp」
「ichiro.s@○○.jp」
「suzuki.ichiro0101@○○.jp」
「s.ichiro0101@○○.jp」
などがおすすめです。すでに他のユーザーが使用している場合、苗字か名前のどちらかを頭文字だけにする、ドットの位置を変えるなどの工夫をしてみてください。

就活用メールアドレス作成後にやるべきこと3つ

就活を円滑に進める上で、専用メールアドレスを作成する他にもやっておきたいことがあります。就活の効率アップに役立つので、ぜひ実行してみてください。

スマートフォンで確認できるようにする

企業からのメールはなるべく24時間以内に返信するのがマナーです。就活中は外出先でもメールを確認できるようにしておきましょう。

返信が遅いと「自社への志望度が低いのでは？」「マナーがなっていない」などマイナスの印象を持たれてしまうかもしれません。企業からのメールに素早く対応するためには、フリーメールの専用アプリをスマホにインストールしておくのがおすすめです。タイムリーに受信通知を受け取れるため、移動中などの空いた時間ですぐにメールを確認できて便利です。

差出人名を設定する

差出人名とはメールを送信した際に相手に表示される名前のことです。Gmailの場合はユーザーアカウントを作成した際の氏名がそのまま表示されますが、メールサービスによっては事前の設定が必要になります。

未設定の場合はメールアドレスのみが表示されることになり、開封するまで誰からのメールなのかわかりません。意外と忘れがちな設定ですが、毎日大勢の学生からのメールをチェックしなければならない採用担当者にとっては重要なポイントです。差出人名はフルネームだけでも構いませんが、氏名の前に大学名を入れるとより親切です。

署名を作成する

ビジネスメールにおける署名とは、送り主の所属先や名前、連絡先が記載されているものです。メールに署名を記載することはビジネスマナーであり、企業に個人を特定してもらう役割があります。

学生の場合は会社名の代わりに大学名、学部、学科、氏名、電話番号、メールアドレスを入れて作成しましょう。漢字の読み方がわかるように振り仮名も記載しておくと丁寧な印象を与えられます。

以下に就活メールの署名の作成例を紹介しますので参考にしてみてください。

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○○大学○○学部○○学科○年
鈴木一郎（すずきいちろう）
〒123-4567
○○県○○市○○町12-34
E-mail：suzuki.ichiro0101@○○.jp
TEL：000-0000-0000
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なおフリーメールの場合、新規メールを作成する際に自動で署名が入力されるように設定することも可能です。その都度手入力する手間が省けるので、ぜひ設定しておきましょう。

就活用のメールアドレスは見られている | ポイントを押さえて作成しよう

就活のメールアドレスにもビジネスマナーが求められます。

プライベート用のメールアドレスと使い分け、社会人としてふさわしいものを使用しましょう。誰からのメールなのかが採用担当者に一目でわかるように、自分の名前を含めるのが基本です。

また、採用担当者が正確に個人を特定できるように署名や差出人名の設定も忘れずに行なっておきましょう。