• 就職/転職
  • 2020.10.16

仕事量が多すぎるときに起こる悪影響とは。対策や効率化を考える

目次

キャパオーバーな仕事が及ぼす悪影響とは?

容量

体調の悪化につながる

仕事の量が多すぎてキャパオーバーになると、体調の悪化につながります。なぜなら、残業を毎日することによって睡眠時間や料理の時間が確保できなくなるからです。睡眠が取れなければ疲れが溜まっていきますし、料理の時間がなければカップラーメンやコンビニ弁当などに頼る機会が増えます。

また、残業により長い間椅子に座っていることは、様々な身体の不調を引き起こすのです。長い間同じ姿勢を続けていると血流が悪化しますから、最近では30分に1回は立ちましょうと言われているのですよ。人間の体は、ほとんどの筋肉が下半身に集まっている構造です。そのため、下半身を動かさなければ全身の血流が悪化するわけですね。

ほかにも、腰痛や肩こりなどにも繋がり良いことがありません。この状態をさらに放置していると、鬱になるケースもあるので深刻なことなのです。

悩みがいつまでも晴れないようになる

どんなに仕事ができる人に見えても、人間ですからミスもするものです。でも、ミスをした悩みがいつまでも晴れないときは気をつけましょう。「最近、ミスが増えて自信が無くなった。」「先輩から受けた指摘についていつまでも考え込んでしまう。」キャパオーバーに近づくと、このように悩みがいつまでも晴れなくなってしまいます。1人で悩みを抱え込むのに、解決しなければと重圧を感じてまた動けなくなるという悪循環に陥るのです。

スケジュール管理ができないと思われる

仕事の量が多すぎると、スケジュール管理がずさんになることもありますよね。そして、睡眠不足になり集中力の低下も招きます。あなたは、所属している部署のために仕事を頑張っていることでしょう。しかし、このような状態では周りからスケジュール管理のできない人だと思われてしまいます。仕事の管理ができなくなれば、身体的なストレスだけに限らず、自分の評価が下がるケースがあるのです。

仕事が嫌いになる

入社した当初は、憧れの職業について充実した毎日を送っていたかもしれません。ところが、毎日とても忙しくてリラックスもできないぐらい仕事に振り回されていれば、どんなに憧れていた職業だろうと嫌いになります。仕事が嫌いだと言う人の中には、「仕事が忙しすぎてつらい」という理由の人も多いのですよ。毎日遅い時間に帰宅していれば、プライベートもなかなか充実しません。プライベートが充実しなければ、なかなか仕事の事を忘れる機会がありませんよね。休日出勤がよくある仕事の人は、週休2日休める職種の人と比較しても落ち込むことが多い傾向です。

何でもないときに涙が出て来る

キャパオーバーに近づくと、何でもないときに涙が出て来ることもあります。何でもないときというのは、感動する映画を見たとか誰かに酷く非難されたとか、そのようなことが別に何もないということです。泣きたい出来事が何も起きていないのに、涙が止まらないのはかなり危険な状態ですよ。知らない間に無理をしていて、危険な信号を出しているのです。成長するには、ある程度無理することは必要かもしれません。しかし、身体の危険信号を無視してまで無理を続ける必要はないのです。

仕事を効率化するには

タスク 仕事量が多すぎる原因には、仕事を効率化できていないことがあるかもしれません。

できる部分は時短にして効率化する

私たちは、仕事で毎日ほとんど同じことを繰り返していると言われています。確かに振り返ってみれば、いわゆるルーチンのある仕事がほとんどのように感じますよね。何が言いたいかというと、ほとんどの仕事はショートカットしたりテンプレート化したりできるということなのです。

たとえば、パソコン業務。取引先へ送るメールの多くは、テンプレート化できるものだと思いませんか。テンプレート化したものをコピペして、ファイル名や日付を変更するだけでその時々に送信できるメールにならないでしょうか。ショートカットキーを覚えて使いこなすことも、仕事の効率化に繋がります。意外と、「覚えて使いこなしているショートカットキーは数種類のみ」という人も多いのではないでしょうか。

ややこしい業務の場合は、チェックリストを作成すればミスも起こりにくくなりますね。こんなことがなかなか覚えられないなんて・・と落ち込んだことがあるかもしれません。しかし、チェックリストを作成してみたら改めて業務の複雑さが分かるものです。このように、仕事を効率化するにはできる部分を徐々に変えていきましょう。

集中する時間を区切る

出勤してタイムカードを押したときは今日も1日頑張ろう!と思っていたのに、お昼を過ぎた頃にはモチベーションが下がっていて弱気になった経験はありませんか?残念なことに、人間は楽な方へ楽な方へ行きたがる生き物ですから、自分である程度コントロールしなくてはいけませんよね。

効果が期待できる時間管理の方法として、25分間作業をして5分間休憩を取る、という方法があります。効果が期待できると言われている方法が、こんなに短い間の集中なのですから、午後には集中力が切れていたとしても無理が無いと思いますよね。

実際には、しっかりアラームを使って25分間を計測してやるのがいいようですが、現実の仕事中はなかなかこうもいかないでしょう。あまりデスクワークばかりに没頭せず、給湯室の掃除に立ち上がったり別の雑務をしたりして、時間を区切ってみてはいかがでしょうか?

断ることも覚える

断れない性格で、気づいたら自分のものではない仕事が増えていた経験があるのではないでしょうか。どんなに仕事ができる人でも、1日の仕事量には限界があります。断らずに引き受けることを続けていると、結局はキャパオーバーになって思考が停止することに繋がりますから、断る術も覚えましょう。「断ったら、角が立つのでは」と心配している人もいます。角を立てずに断るには、1度は受け入れることがたいせつなのです。実際の手順としては、以下の流れで断ります。
  1. 頼ってくれたことに対して感謝する
  2. 本当は断りたくないけれど、断るしかない理由を伝える
  3. その時は無理でも、かわりに空いている時間があるなら伝える
1度受け入れることは、人間関係の重要なポイントです。意外と、この部分ができていない人が多いために職場の人間関係が悪化していることがあります。「いきなり、キッパリと断られたら相手はどう思うかな」と一度考えてみるのもいいでしょう。

スケジュール管理ができない人が上手になるポイント

手帳

時間を記録する

時間の管理が苦手な人は、時間がいつの間にか経過していた経験がありませんか?

時間の管理が上手になるコツは、使える時間を掴むこと。これができない人の第一歩は、自分がどんな時間の使い方をしているか把握することなのです。

時間の管理に慣れていない人が、最近スケジュールの記録を始めたとします。苦手な人の場合、以下のような記録になりがちです。

【在宅ワークの人の日中のスケジュール例】
11時00分・・買い物へ行く
12時から13時・・昼食を摂り、仕事を再開する

スケジュール管理ができない人の時間の認識は、これぐらい大まかなもの。1つの行動にどのくらい時間がかかっているかが明確でないため、この間のどこかに「何もしていない謎の空き時間」が出てくるわけですね。この空き時間には、長々とスマホを見ていたり、掃除をしながらつい漫画を読んでいたりというような時間があるのではないでしょうか。

もちろん、初めから全ての行動を細かくチェックするのは難しいです。できる範囲で、自分がどんな行動に時間を使っているのか意識するところから始めてください。コーヒーを飲みながら新聞を読んでいたり、簡単な家事なのにテレビを観ながらしていたりと、必要以上に時間をとっていた行動があることでしょう。

1日の行動を細かく分析すると、「何もしていない謎の空き時間」が思った以上に多いことに気づきます。スケジュール管理ができない人は、この時間が多い傾向なのです。言われてみれば、思い当たる節はあるのではないでしょうか?

スケジュールを記録する

時間管理ができないと、スケジュール管理ができないということになります。スケジュールを記録することは、管理の方法を学ぶためにもおすすめですよ。このとき同時に、あなたがしたい理想のスケジュールを思い起こして書きます。理想と現実のスケジュール両方が書かれていれば、どれだけ違う部分があったのか、あとから見つけやすいためです。

腕時計やタイマーを習慣づける

きっちりスケジュールを立てて、腕時計を見に付けても今の作業にのめりこむ人の場合は「いつのまにか、こんなに時間が経っていた」ということがよく起こります。学生の頃、夏休みのスケジュールを立ててもその通りに実行できなかったことはありませんか?

仕事で完璧主義が出てしまう人も、納得のいかないことがあったらそのことに長々と時間を使いがち。スケジュール管理ができない人は、時間が経っていると認識できない根本的な問題があるわけです。1人で行動を起こすときは、タイマーを使うクセをつけてみましょう。タイマーのアラーム音が鳴れば、今必要な作業をしていなかったとしても引き戻してくれます。

目標を具体的にする

目標が具体的でなければ、なかなか行動に移せないのが人間です。たとえば、副業で稼ぎたい、と思ったとします。しかし、いつまでに、どのような理由で、なぜ稼ぎたいのかがはっきりしていなければ、本業が忙しいからと言い訳をしながらいつの間にかやめてしまうのです。そのため、何をするときでも目標が具体的なのはとても大事なポイントですよ。

また、締め切りや予定を忘れやすい人は、自分の中で予定をチェックする意識が作れていません。あなたがよく使うものにスケジュールをまとめて、決まった時間にチェックする習慣をつけるのがおすすめですよ。

人に頼るのが苦手な人へ、上手に頼るには?

仕事

自分の考え方や行動を把握する

あなたは、自分の限界について知っていますか?人に頼るのが苦手な人は、これがあまり分かっていないのではないでしょうか。このような人は、まず「人に頼るべき時かどうか」を判断するところから始めましょう。

人に頼るべき時かどうか判断するには、自分の考え方や行動を把握するのがおすすめです。たとえば、他人から優秀だと思われたい場合は、考え方の基準が他人にあると言えます。また、「1人で解決できない、仕事のできない人だ」と思われたくないと感じている場合もあるでしょう。過去のミスをいつまでも引きずるタイプの人は、「しっかりしていない自分には、この場所にいる意味なんて無い」と思い込んでいる場合があります。

人に頼るのが苦手な人は、これらの考え方をしている可能性が高いです。人に頼りたくても頼れないときは、漠然と頭の中にある気持ちを書き出してみるのも効果がありますよ。「仕事量が多すぎるので、もうちょっと少なくなったらいいのに」「新しく任された仕事に責任を感じてしんどいから、経験者のアドバイスを欲しい」など、考えていることはあるのではないでしょうか?

ちょっとした頼みごとの経験を増やす

頼みごとに慣れていないのなら、まずはちょっとした頼みごとをする機会を増やしていきましょう。たとえば、在宅ワークを経験した人も多いですよね。家では、誰にも見られていませんからなかなか仕事を始めることができなかった人もいるのではないでしょうか?しかし、1度デスクに座ってしまえば、思っていたほど億劫ではないしむしろ捗った人もいることでしょう。人に頼むことの億劫さも、この例と似ています。

例として「仕事の業務をかわりに引き受けて欲しい」ことが頼みにくいとします。それならば、まずはその人が別の部署へ行くついでに自分の書類も届けてもらうような、ちょっとしたことから頼んでみるのです。ちょっとしたことなら、「頼まれて嫌な気持ちにならないかなぁ」とか「断られて関係が悪くなったらどうしよう」なんて悩む必要はありませんよね。

ちょっとした頼みごとをする機会を少しずつ増やしていき、人に頼むこと自体に慣れていきましょう。もちろん、聞き入れてもらったら相手の頼みを聞いたり、お礼を言ったりするのを忘れずに。あなたは、きっと今まで人に頼らない方が自分のためにも相手のためにも良いと考えていたのではないでしょうか?しかし、人に全く頼らないというのは、言い換えればその人のことを信用していないことでもあると思います。

適宜目的のために人に頼れるようになれば、自分自身のミスが減ることにも繋がりますし今までには無いコミュニケーションもできるのです。お互いのことを思いやりながら、気持ちの良い職場環境作りをしていきましょう。

長時間労働に関する取り組みをおこなう健康経営とは

残業 仕事量が多すぎる、と悩んでいる人は、残業時間が多いことはないでしょうか?近年、長時間労働が広がる現状を食い止めるべく、健康経営の取り組みをしている企業が様々な対策をしています。具体的には、残業を禁止する「ノー残業デー」や、「フレックスタイム制」を取り入れているのです。

フレックスタイム制は、一定の働く時間を定めておき、あとは従業員が自由に出勤・退勤時間を決められる制度のこと。仕事量が多すぎて残業続きの人にとっては、思いもよらない制度なのではないでしょうか。転職したいと考える人は、企業がフレックスタイム制を導入しているかどうかを目安にするのも1つの選び方だと思います。

仕事量が多すぎて悩んでいる人の中には、いい加減この作業は機械化できないだろうか?と考えている人も多いことでしょう。日本の企業では、まだまだ「こんなことを手作業でしているのか」と感じる部分が多いですよね。また、職場にいる時間を強制的に減らされても、持ち帰りの仕事があれば結局は意味がありません。そのため、残業を減らすには仕事の効率化を図る必要もあります。

しかしそんな中で、今まで手作業でしていたところを、独自のITツールを使うことによってミスの減少や業務の効率化に繋がったケースもあります。長年同じやり方を続けていれば、なかなか新しいことを導入しにくいもの。それでも、先陣を切ってこのような取り組みをしている企業もあるのですよ。

当コラムでは、健康経営について情報発信をしております。以下のコラムも合わせてご覧ください。

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まとめ

仕事量が多すぎるのは、一概に作業量だけの問題ではありません。最適な効率化が施されていなかったり、あなた自身が誰にも頼っていなかったりしたことが原因だったかもしれなのです。今回のコラムでは、こういった部分に着目してみました。いままで人への頼み方がよく分からなかった方は、少しずつ人に頼ることを始めてみましょう。今一度、悩みの原因が作業量だけにあるのか考えてみるのもいいのではないでしょうか。

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